Acta de designación del responsable de IA o del algoritmo

Cómo usar este documento

• Sirve para dejar constancia formal de la designación de la persona responsable de la IA en la organización o de un algoritmo concreto, con sus funciones, independencia, recursos y línea de reporte.
• Debe adoptarla el órgano con facultades para hacer el nombramiento: directorio, consejo de administración, alta dirección o, en entidades públicas, el titular de la entidad. El [COMITÉ DE IA] propone y da seguimiento.
• Antes de usarla, la organización debe decidir el alcance del cargo (toda la IA de la organización o algoritmos concretos), si la función es exclusiva o compatible con otras, a quién reporta y con qué recursos cuenta.
• En el sistema de gobierno de IA de la organización, esta persona es el «responsable de IA»: decide en el carril amarillo y coordina el resto del sistema. Sus facultades de decisión, los umbrales de escalado y los plazos de aprobación se definen en el «Modelo operativo de gobierno de IA»; el acta no los repite.
• Complete los datos de la sesión, de la persona designada y los anexos A (sistemas cubiertos) y B (declaración de conflictos de interés).
• Si la organización es una fintech supervisada en Ecuador o una entidad pública en Perú, conserve la variante correspondiente: añade requisitos propios del regulador. En otros casos, el acta puede usarse como buena práctica y las variantes se eliminan.
• Pida a legal interno o a un asesor externo que revise el acta, en especial la acreditación y las comunicaciones al regulador.
• Firme el acta, comuníquela internamente, archive la aceptación del cargo y actualice el organigrama y el inventario de sistemas de IA.

Acta de designación del responsable de IA o del algoritmo

Campo	Contenido
Organización	[RAZÓN SOCIAL] ([NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN])
Órgano que designa	[COMPLETAR: directorio / consejo de administración / gerencia general / titular de la entidad]
Lugar y fecha de la sesión	[COMPLETAR] / [FECHA]
Modalidad	Presencial / Virtual / Mixta
Asistentes	[COMPLETAR]
Quórum	[COMPLETAR]
Preside	[COMPLETAR]
Actúa como secretario/a	[COMPLETAR]

1. Antecedentes

1.1. [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] usa sistemas de inteligencia artificial y algoritmos en procesos que afectan a clientes, personas usuarias, personal o ciudadanía, según consta en el inventario de sistemas de IA.

1.2. La organización ha adoptado una política de uso responsable de la IA y ha constituido el [COMITÉ DE IA], que ha propuesto la designación de una persona responsable con funciones definidas, independencia y recursos suficientes.

1.3. [OPCIONAL] La designación responde también a los requisitos del regulador que se indican en la variante por país aplicable.

2. Acuerdos

2.1 Designación

Se designa a [COMPLETAR: nombre completo], con documento de identidad [COMPLETAR], que ocupa el puesto de [COMPLETAR: puesto actual], como [COMPLETAR: Responsable de IA / Responsable del algoritmo / Oficial de IA] de [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN], con efectos desde el [FECHA].

La designación tiene una duración de [COMPLETAR: plazo o "indefinida"] y puede renovarse por acuerdo del mismo órgano.

2.2 Alcance

La persona designada ejerce sus funciones respecto de:

• todos los sistemas de IA de la organización inscritos en el inventario de sistemas de IA; o
• los sistemas o algoritmos indicados en el anexo A.

2.3 Funciones

La persona designada tiene, como mínimo, las siguientes funciones:

1. Mantener actualizado el «Inventario de sistemas de IA» y la clasificación de riesgo de cada sistema según la «Matriz de clasificación de riesgos de IA».
2. Verificar que cada sistema o algoritmo produce resultados coherentes con la finalidad para la que fue aprobado, mediante validaciones antes del despliegue y seguimiento posterior.
3. Coordinar las evaluaciones de riesgo y de impacto, incluida la detección de sesgos y de efectos discriminatorios.
4. Supervisar los sistemas de riesgo alto y comprobar que la supervisión humana prevista funciona en la práctica.
5. Decidir sobre los sistemas del carril amarillo (riesgo medio) en los plazos del «Modelo operativo de gobierno de IA», y recomendar al [COMITÉ DE IA] la decisión sobre los del carril rojo, así como su suspensión o retirada, dejando constancia escrita de su opinión.
6. Coordinar la respuesta a incidentes que afecten a sistemas de IA y su escalado.
7. Supervisar a los proveedores de IA en lo relativo a documentación, cambios de modelo y resultados.
8. Promover la formación y alfabetización en IA del personal.
9. Actuar como punto de contacto con reguladores y autoridades en materia de IA, sin perjuicio de las funciones del delegado de protección de datos.
10. Informar periódicamente al órgano de dirección según la sección 2.7.
11. Vigilar que los riesgos de IA se mantengan dentro del apetito de riesgo (ver «Declaración de apetito de riesgo de IA») e informar de inmediato cuando no sea así.

2.4 Perfil

La persona designada acredita conocimientos en [COMPLETAR: gestión de riesgos, ciencia de datos, auditoría de modelos, regulación de IA y protección de datos] y experiencia de [COMPLETAR: años] en funciones relacionadas. Se adjunta su currículo al expediente.

[NIVEL BÁSICO] En organizaciones de menos de unas 50 personas que solo usan herramientas de IA compradas, la función puede recaer en la gerencia general o en una persona que la compatibilice con otras, con una dedicación orientativa de [COMPLETAR: por ejemplo, 2 a 4 horas semanales] y apoyo de asesores externos en protección de datos y seguridad.

2.5 Independencia y conflictos de interés

1. La persona designada no recibe instrucciones sobre el contenido de sus evaluaciones, opiniones o informes.
2. No puede ser sancionada ni destituida por el ejercicio legítimo de sus funciones.
3. Tiene acceso directo al [COMPLETAR: órgano de dirección] y al [COMITÉ DE IA].
4. Declara sus conflictos de interés en el anexo B y los actualiza cuando cambien.
5. [OPCIONAL] No verifica sistemas que haya desarrollado directamente; en esos casos la verificación la realiza [COMPLETAR: suplente o tercero independiente].
6. Si la persona compatibiliza este cargo con otras funciones, esas funciones no deben generar conflicto con la supervisión de los sistemas.

2.6 Recursos

La organización pone a disposición de la persona designada:

• dedicación de [COMPLETAR: porcentaje de la jornada o "exclusiva"];
• presupuesto anual de [COMPLETAR] para herramientas, auditorías externas y formación;
• equipo de apoyo: [COMPLETAR];
• acceso a la información, sistemas, documentación técnica, registros y proveedores necesarios para sus funciones;
• formación continua de al menos [COMPLETAR: horas] al año.

2.7 Línea de reporte

1. La persona designada reporta funcionalmente a [COMPLETAR: órgano de dirección o comité] y administrativamente a [COMPLETAR].
2. Presenta un informe ordinario cada [FRECUENCIA DE REVISIÓN] con, como mínimo: estado del inventario, sistemas nuevos o modificados, resultados de verificaciones y evaluaciones, incidentes, reclamaciones relacionadas con IA y acciones pendientes.
3. Presenta un informe extraordinario sin demora cuando detecte un incidente grave, un resultado incoherente con la finalidad de un sistema o un riesgo que requiera decisión de la dirección.

2.8 Suplencia

En caso de ausencia, vacante o conflicto de interés, ejerce las funciones [COMPLETAR: nombre y puesto del suplente], con las mismas garantías de independencia.

2.9 Comunicación

1. La designación se comunica a todo el personal y a los dueños de sistemas de IA por [COMPLETAR: canal] dentro de [COMPLETAR: número] días.
2. Los datos de contacto de la función son: [EMAIL DE GOBERNANZA DE IA].
3. Cuando corresponda, la designación se comunica al regulador o autoridad según la variante por país aplicable.

2.10 Revocación y cese

La designación puede revocarse por acuerdo motivado del mismo órgano. El cese y el nombramiento de la nueva persona se documentan en una nueva acta y se comunican en los mismos términos que la designación.