Política de uso de dispositivos digitales, videovigilancia y geolocalización en el trabajo

Cómo usar este documento

• Para qué sirve. Es una política base para empleadores en España que fija los criterios de uso de los dispositivos digitales que la empresa pone a disposición de la plantilla, las condiciones de acceso a su contenido y la información previa sobre videovigilancia, geolocalización y uso de IA o analítica sobre esos datos. Está pensada para elaborarse con la participación de la representación de las personas trabajadoras, que es el enfoque de los arts. 87 a 90 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).
• Quién debe ser su dueño. Recursos humanos, con legal, el delegado de protección de datos (si lo hay), TI y seguridad. Indique el área en [ÁREA RESPONSABLE] y la persona en [RESPONSABLE].
• Decisiones previas. Decida si admite o no el uso privado de los dispositivos (sección 5.2, opciones A y B), qué sistemas de control usa o prevé usar y con qué finalidad (secciones 5.4, 6, 7 y 8), quién puede autorizar un acceso al contenido de un dispositivo (sección 5.5) y los plazos de conservación (sección 11).
• Participación de la representación. Prevea el calendario de consulta antes de aprobarla: presentación del borrador, plazo para observaciones o informe y acta de la reunión (ayuda D). Revise también si su convenio colectivo establece garantías adicionales.
• Campos a completar. Sustituya [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN], [RAZÓN SOCIAL], [ÁREA RESPONSABLE], [EMAIL DE PRIVACIDAD], [FECHA] y [COMPLETAR]. Las cláusulas [OPCIONAL] se conservan solo si aplican.
• Variante por país. El documento está pensado para España. La sección «Variantes por país» recoge la autoridad, los términos y los plazos que fija la ley española. Si la usa como referencia en otro país, sustituya esa variante por la normativa local.
• Relación con otros documentos. Esta política no sustituye la política de desconexión digital, el registro de actividades de tratamiento, la evaluación de impacto en protección de datos (EIPD) de los sistemas de control ni la información algorítmica a la representación; se remite a ellos.
• Revisión y publicación. Pida a su asesoría laboral y de protección de datos que revise la versión adaptada. Apruébela, registre la versión en «Control de versiones», comuníquela a toda la plantilla y conserve la prueba de la comunicación.

Política de uso de dispositivos digitales, videovigilancia y geolocalización en el trabajo

Campo	Valor
Empresa	[RAZÓN SOCIAL]
Área propietaria	[ÁREA RESPONSABLE]
Responsable de la política	[RESPONSABLE]
Consulta a la representación de las personas trabajadoras	[FECHA]; [COMPLETAR: órgano consultado y referencia del acta]
Aprobada por	[APROBADO POR]
Fecha de entrada en vigor	[FECHA]
Frecuencia de revisión	[FRECUENCIA DE REVISIÓN]
Contacto de privacidad	[EMAIL DE PRIVACIDAD]

1. Objeto

[NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] establece en esta política los criterios de uso de los dispositivos digitales que pone a disposición de su plantilla, las garantías que aplica cuando accede a su contenido y la información sobre los sistemas de videovigilancia, geolocalización y análisis automatizado que utiliza para el control de la actividad laboral, con respeto a la intimidad y a la dignidad de las personas trabajadoras.

2. Ámbito

2.1. Se aplica a todas las personas trabajadoras de [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN], incluidas las que ocupan puestos directivos y las que trabajan a distancia, y, en lo que corresponda, a becarios y personal de empresas de trabajo temporal.

2.2. Cubre los dispositivos y servicios digitales facilitados por la empresa (computadoras, teléfonos, tabletas, cuentas de correo, mensajería, almacenamiento en la nube, aplicaciones corporativas y acceso a internet), los sistemas de videovigilancia y de grabación de sonido en los centros de trabajo, los sistemas de geolocalización de vehículos, dispositivos o aplicaciones, y cualquier herramienta, incluida la IA, que analice datos procedentes de ellos.