Registro de resúmenes de evaluaciones de impacto

Cómo usar este documento

• Para qué sirve. Es un registro base que reúne, en una sola vista, el resumen de cada evaluación de impacto que la organización realiza sobre sus sistemas de IA: evaluaciones de impacto de IA, evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos (EIPD), evaluaciones de impacto en los derechos fundamentales y otras equivalentes. Permite a la dirección, a auditoría o a una autoridad ver qué se evaluó, qué se decidió, con qué condiciones y cuándo toca revisarlo, sin abrir cada expediente.
• Quién debe ser su dueño. Normalmente el responsable de IA o el delegado de protección de datos (o el rol equivalente del país), con apoyo del [COMITÉ DE IA]. Indique el área en [ÁREA RESPONSABLE] y la persona que mantiene el registro en [RESPONSABLE].
• Decisiones previas. Decida qué tipos de evaluación entran en el registro (sección 3), quién puede consultar el registro (sección 9) y dónde se guardan los expedientes completos.
• Campos a completar. Complete una ficha de resumen (sección 7) por cada evaluación cerrada o actualizada y añada una fila al registro consolidado (sección 6). Sustituya los textos entre corchetes; conserve las filas [OPCIONAL] solo si aplican.
• Variantes por país. Este documento no tiene variantes por país. Cada jurisdicción usa nombres y plazos propios para estas evaluaciones (por ejemplo EIPD, RIPD o estudio de impacto de privacidad); use «Referencias normativas relacionadas» para identificar cuáles aplican y añada su nombre local en la columna «Tipo de evaluación».
• Revisión. Pida a la persona delegada de protección de datos o a su asesoría jurídica que confirme qué evaluaciones exige la normativa en su caso y si alguna debe notificarse o consultarse con una autoridad.
• Aprobación y uso. Haga aprobar el formato por el [COMITÉ DE IA] o por la dirección, registre la aprobación en «Control de versiones» y presente el registro consolidado en cada revisión periódica de riesgos de IA.

Registro de resúmenes de evaluaciones de impacto

Campo	Valor
Organización	[RAZÓN SOCIAL]
Área propietaria del registro	[ÁREA RESPONSABLE]
Responsable del registro	[RESPONSABLE]
Aprobado por	[APROBADO POR]
Fecha de entrada en vigor	[FECHA]
Frecuencia de revisión	[FRECUENCIA DE REVISIÓN]
Ubicación de los expedientes completos	[COMPLETAR]
Contacto	[EMAIL DE GOBERNANZA DE IA]; para evaluaciones de protección de datos, [EMAIL DE PRIVACIDAD]

1. Propósito y alcance

1.1 [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] mantiene este registro para dejar constancia resumida de todas las evaluaciones de impacto realizadas sobre sistemas de IA que desarrolla, adquiere o utiliza, de las decisiones adoptadas a partir de ellas y del cumplimiento de las condiciones impuestas.

1.2 El registro no sustituye el expediente completo de cada evaluación. Cada resumen remite al expediente, que se conserva con su metodología, sus anexos y sus firmas.

1.3 El registro cubre los sistemas de IA incluidos en el inventario de sistemas de IA de la organización, sean propios o de terceros.

2. Cuándo se registra un resumen

Se crea o actualiza un resumen cuando:

a) se cierra una evaluación de impacto nueva, con cualquier resultado, incluido el de no continuar con el sistema;
b) se actualiza una evaluación por un cambio significativo del sistema, del modelo, de los datos, de la finalidad, de las personas afectadas o del proveedor;
c) se actualiza una evaluación tras un incidente, una reclamación relevante o un hallazgo de auditoría;
d) cambia la normativa aplicable de forma que afecta a la conclusión;
e) se cumple la fecha de revisión periódica fijada en la propia evaluación.

El resumen se registra en un plazo máximo de [COMPLETAR: días hábiles] desde el cierre o la actualización de la evaluación.